Dokumentacja cen transferowych - kompletny przewodnik dla przedsiębiorców i działów finansowo‑podatkowych. Zobacz, kiedy powstaje obowiązek dokumentacyjny, jakie są progi na 2025 r., terminy dla Local File / TPR / Master File oraz jak praktycznie przejść przez cały proces – od analizy transakcji po złożenie TPR.
Zabezpieczenie firmy przed ryzykiem podatkowym oraz uniknięcie dotkliwych kar wymaga precyzyjnego podejścia do rozliczeń wewnątrzgrupowych. Niniejszy materiał stanowi kompletne kompendium wiedzy dla przedsiębiorców i działów finansowych, wyjaśniające, kiedy powstaje obowiązek dokumentacyjny, jakie progi obowiązują w bieżącym roku oraz jak w praktyce wygląda proces raportowania – od wstępnej analizy transakcji aż po złożenie formularza TPR.
Dokumentacja cen transferowych jest fundamentalnym dowodem na to, że warunki transakcji realizowanych pomiędzy podmiotami powiązanymi są zgodne z zasadą ceny rynkowej, czyli tak zwaną arm’s length principle. System ten opiera się na dwóch głównych poziomach raportowania. Pierwszym z nich jest Local File, czyli dokumentacja lokalna, która szczegółowo opisuje konkretne transakcje podatnika w Polsce. Zawiera ona analizę funkcjonalną określającą funkcje, aktywa i ryzyka, wskazuje metodę ustalania ceny, a także obejmuje analizę porównawczą, kalkulacje oraz niezbędne umowy i uzasadnienia. Drugim poziomem jest Master File, czyli dokumentacja grupowa. Jest to dokument o charakterze przekrojowym, prezentujący model biznesowy całej grupy kapitałowej, jej łańcuch wartości, strategię w zakresie aktywów niematerialnych, zasady finansowania oraz ogólną sytuację podatkową.
Kluczowym kryterium powstania obowiązku dokumentacyjnego jest przekroczenie ustawowych progów kwotowych. Należy pamiętać, że progi te ustala się oddzielnie dla każdej transakcji o charakterze jednorodnym i niezależnie dla strony kosztowej oraz przychodowej. W przypadku transakcji towarowych oraz finansowych próg ten wynosi dziesięć milionów złotych. Natomiast dla transakcji usługowych oraz wszelkich innych transakcji limit ustalono na poziomie dwóch milionów złotych. Szczególną uwagę należy zwrócić na transakcje z podmiotami z tak zwanych rajów podatkowych, gdzie progi są znacznie niższe i wynoszą odpowiednio dwa i pół miliona złotych dla transakcji finansowych oraz pięćset tysięcy złotych dla pozostałych, przy czym obowiązek ten może dotyczyć również kontrahentów niepowiązanych.
Właściwe zrozumienie jednorodności transakcji jest kluczowe dla poprawnej weryfikacji obowiązków. Chodzi tu o transakcje o zbliżonej charakterystyce ekonomicznej, zawierane w porównywalnych warunkach, które można agregować w celu oceny rynkowości. Praktyka pokazuje, że warto klasyfikować zdarzenia gospodarcze według ich celu i profilu ryzyka, co pozwala uniknąć błędnego sumowania nieporównywalnych pozycji. Należy przy tym pamiętać, że przekroczenie progu przez którąkolwiek ze stron transakcji automatycznie rodzi obowiązek dokumentacyjny.
Dla podatników, których rok podatkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, harmonogram wypełniania obowiązków w 2026 roku jest ściśle określony. Termin na sporządzenie Local File upływa 2 listopada 2026 roku. Kolejnym krokiem jest złożenie informacji o cenach transferowych TPR, na co podatnicy mają czas do 30 listopada 2026 roku. Warto podkreślić, że oświadczenie o sporządzeniu dokumentacji i rynkowości cen jest obecnie integralną częścią tego formularza. Ostatnim etapem jest przygotowanie dokumentacji grupowej Master File, której termin mija 31 grudnia 2026 roku. W przypadku wezwania przez organ podatkowy, standardowy czas na przedłożenie dokumentacji wynosi czternaście dni, choć w szczególnych sytuacjach może zostać wydłużony do trzydziestu dni.
Solidnie przygotowany Local File musi zawierać szereg obligatoryjnych elementów, takich jak opis stron i powiązań, analiza FAR, szczegółowy opis transakcji oraz dane finansowe. Kluczowym elementem jest analiza porównawcza, czyli benchmark, który ma na celu wykazanie, że wynik transakcji mieści się w przedziale rynkowym. Analizę tę przygotowuje się co do zasady dla transakcji przekraczających progi i należy ją aktualizować nie rzadziej niż co trzy lata, chyba że wcześniej nastąpi istotna zmiana warunków ekonomicznych. Proces ten wymaga doboru odpowiedniej metody, ustalenia kryteriów selekcji próby badawczej oraz wskazania źródła danych, co finalnie pozwala na wyznaczenie przedziału rynkowego.
Obowiązek posiadania Master File dotyczy natomiast podmiotów, które sporządzają Local File, podlegają konsolidacji metodą pełną lub proporcjonalną, a skonsolidowane przychody ich grupy przekroczyły w poprzednim roku dwieście milionów złotych. Dokument ten musi opisywać model biznesowy, politykę cen transferowych oraz sytuację finansową całej grupy.
Przepisy przewidują pewne ułatwienia, w tym mechanizm safe harbour, który po spełnieniu określonych warunków pozwala organom podatkowym odstąpić od weryfikacji rynkowości ceny. Dotyczy to między innymi usług o niskiej wartości dodanej oraz pożyczek, pod warunkiem zastosowania odpowiednich wskaźników i marż. Mimo uproszczeń, skorzystanie z tych zwolnień nadal wymaga odpowiedniego udokumentowania warunków transakcji oraz ich zaraportowania w formularzu TPR.
Przygotowanie kompletnej dokumentacji to złożony proces, który rozpoczynamy od audytu transakcji, mapując procesy i identyfikując obowiązki. Następnie zbieramy dane poprzez wywiady z biznesem i przygotowujemy analizy porównawcze. Finalnym etapem jest sporządzenie Local File, Master File oraz weryfikacja danych do formularza TPR. Całość prac zajmuje zazwyczaj od dwóch do czterech tygodni w przypadku standardowych projektów, natomiast przy złożonych grupach kapitałowych czas ten może się wydłużyć.
Nasze wsparcie obejmuje nie tylko przygotowanie dokumentów, ale także pomoc w przypadku kontroli skarbowej. Najczęstsze błędy, takie jak łączenie niejednorodnych świadczeń, błędne liczenie progów czy brak aktualizacji benchmarków, mogą być kosztowne, dlatego warto powierzyć ten proces specjalistom. W roku 2026 zwracamy również szczególną uwagę na nowe wytyczne OECD dotyczące Amount B, które mogą wpływać na metodykę rozliczeń rutynowych dystrybutorów.
Jeśli chcesz mieć pewność, że Twoja firma spełnia wszystkie wymogi na rok 2026, zapraszamy do kontaktu. Przygotujemy niezbędną dokumentację, złożymy TPR i wdrożymy monitoring marż, zapewniając Ci pełne bezpieczeństwo podatkowe.
Zacznij już teraz
Współpracuj z ekspertami, którzy rozumieją Twoje cele i dostarczają dane akceptowane na rynku. Stwórzmy benchmark dostosowany do Twoich potrzeb.
.svg)